Automatiser notes de frais et formulaires internes

Une équipe n'a pas besoin de davantage de complexité pour mieux produire ses documents. Elle a surtout besoin de moins de copies incontrôlées, de moins de ressaisie et d'une manière claire de réutiliser les structures déjà approuvées.

Pourquoi les formulaires internes s'accumulent

Commencez par les documents fréquents dont le texte est stable et les entrées prévisibles. Déployez un modèle à la fois, observez les exceptions rencontrées et réutilisez les conventions qui fonctionnent lorsque vous élargissez la bibliothèque.

Créer un modèle de note de frais

Commencez par les documents fréquents dont le texte est stable et les entrées prévisibles. Déployez un modèle à la fois, observez les exceptions rencontrées et réutilisez les conventions qui fonctionnent lorsque vous élargissez la bibliothèque.

Standardiser les champs

Conservez les modèles actuels dans un emplacement gouverné, avec un nom clair, un propriétaire et une date de révision. Retirez les versions obsolètes afin que la bibliothèque réduise les choix au lieu de créer une nouvelle source de confusion.

Conserver les approbations séparées

La génération et l'approbation sont deux étapes différentes. Le modèle peut préparer un document cohérent, mais la personne habilitée doit toujours disposer des informations nécessaires pour accepter, corriger ou refuser le contenu.

Réduire les incohérences de mise en forme

Commencez par les documents fréquents dont le texte est stable et les entrées prévisibles. Déployez un modèle à la fois, observez les exceptions rencontrées et réutilisez les conventions qui fonctionnent lorsque vous élargissez la bibliothèque.

Prochaine étape

Commencez avec un document non sensible dans E-docu, validez le processus avec l'équipe puis décidez quel modèle apporte le plus de valeur ensuite.