Choisir le bon outil d'automatisation documentaire pour son entreprise

Le bon outil est celui qui correspond au processus que vous cherchez réellement à remplacer. Une comparaison utile part donc d'un document représentatif, de ses données variables et des responsabilités de validation, puis mesure le workflow complet.

Définir vos besoins

Décrivez d'abord le document, la source des données, le volume, la validation, les formats de sortie, les besoins de partage et les exigences de sécurité. Évaluez ensuite les produits contre ces besoins, plutôt que contre la longueur de leur liste de fonctionnalités.

Établir les critères

Décrivez d'abord le document, la source des données, le volume, la validation, les formats de sortie, les besoins de partage et les exigences de sécurité. Évaluez ensuite les produits contre ces besoins, plutôt que contre la longueur de leur liste de fonctionnalités.

Questions à poser aux fournisseurs

Une fonctionnalité n'a de valeur que si elle simplifie le workflow réel. Vérifiez son comportement avec des valeurs manquantes, des textes longs, plusieurs utilisateurs et les formats de sortie dont votre équipe a réellement besoin.

Comparer gratuit et payant

Le prix affiché ne suffit pas : ajoutez les limites d'usage, les utilisateurs, la migration, la formation et le travail manuel qui reste. Les plans changent ; consultez les tarifs officiels au moment de comparer.

Décider avec un test réel

Décrivez d'abord le document, la source des données, le volume, la validation, les formats de sortie, les besoins de partage et les exigences de sécurité. Évaluez ensuite les produits contre ces besoins, plutôt que contre la longueur de leur liste de fonctionnalités.

Prochaine étape

Utilisez le même document Word et des données fictives pour tester E-docu et les alternatives retenues. Vous pourrez comparer la configuration, la qualité du résultat et la maintenance sur une base commune.